Datenschutzerklärung

Stand: 07.10.2026

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website dealpilot-sales.de besuchen, eine Beratung oder einen Testzugang anfragen, die DealPilot-Software nutzen oder im Rahmen unseres Vertriebs als Dienstleistung von uns kontaktiert werden.

1. Verantwortlicher

DealPilot UG (haftungsbeschränkt)
Uhlenbruch 15b
33098 Paderborn
Deutschland

• Vertreten durch: Ahmed Sürer
• E-Mail: info@dealpilot-sales.de
• Telefon: 0160 97758241

Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@dealpilot-sales.de.

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt, da wir nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG derzeit nicht dazu verpflichtet sind.

3. Das Wichtigste in Kürze

• Auf unserer Website setzen wir keine Cookies, kein Tracking und keine Analyse-Tools ein.
• Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen. Wir binden keine Google-Dienste ein, auch kein reCAPTCHA.
• Daten aus dem Kontaktformular speichern wir in unserem eigenen CRM-System, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.
• In der DealPilot-App verwenden wir nur technisch notwendige Cookies für Anmeldung und Arbeitsbereich.
• Daten, die unsere Kunden in DealPilot speichern (z. B. ihre Interessenten und Kunden), verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter nach Weisung des jeweiligen Kunden (Art. 28 DSGVO). Dafür ist der jeweilige Kunde verantwortlich, nicht wir (siehe Abschnitt 10).

4. Aufruf der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet unser Hosting-Anbieter automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite bzw. Datei, übertragene Datenmenge, HTTP-Statuscode
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite), soweit übermittelt
• Browsertyp und -version, Betriebssystem (User-Agent)

Zweck: Auslieferung der Website, Stabilität und Sicherheit des Betriebs (z. B. Abwehr von Angriffen und Missbrauch), Fehleranalyse.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und fehlerfreien Bereitstellung unserer Website.

Speicherdauer: Die Logdaten werden nach [[LOG-SPEICHERDAUER]] gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

Empfänger: [[HOSTER]] als Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 13).

5. Cookies und ähnliche Technologien

Website (dealpilot-sales.de): Wir setzen keine Cookies und greifen nicht auf Informationen in Ihrem Endgerät zu, die für den Betrieb nicht erforderlich sind. Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht nötig.

DealPilot-App: In der Anwendung (nach dem Login) verwenden wir ausschließlich die folgenden technisch notwendigen Cookies:

Diese Cookies sind unbedingt erforderlich, damit wir den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitstellen können. Eine Einwilligung ist dafür nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG) nicht erforderlich. Die anschließende Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit des Logins).

6. Schriftarten

Die auf unserer Website verwendeten Schriftarten sind lokal auf unserem Server gespeichert. Beim Seitenaufruf wird keine Verbindung zu Servern Dritter (z. B. Google Fonts) hergestellt.

7. Kontaktformular: Beratungsgespräch anfragen

Wenn Sie über unser Formular ein Beratungsgespräch anfragen, verarbeiten wir:

• Name, Unternehmen, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Ihr Interesse (z. B. Software, Vertrieb als Dienstleistung), Teamgröße, Ihre Nachricht
• den gewählten Terminvorschlag
• Zeitpunkt der Anfrage

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Terminvereinbarung, Kontaktaufnahme durch unser Vertriebsteam und Vorbereitung eines möglichen Vertrags. Ihre Angaben werden als Interessent (Lead) in unserem eigenen DealPilot-CRM gespeichert. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Soweit Sie für ein Unternehmen anfragen und nicht selbst Vertragspartner werden, stützen wir die Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung der Anfrage des Unternehmens.

Pflichtangaben: Die als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben benötigen wir, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Ohne sie können wir die Anfrage nicht entgegennehmen.

Speicherdauer: Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir Ihre Daten 12 Monate nach dem letzten Kontakt. Kommt ein Vertrag zustande, gelten die Fristen in Abschnitt 15.

Spamschutz: Das Formular enthält ein für Menschen unsichtbares Feld (Honeypot). Wird es ausgefüllt, verwerfen wir die Anfrage als Spam. Dabei werden keine zusätzlichen Daten erhoben und keine Dienste Dritter eingebunden.

8. Testzugang

DealPilot ist derzeit in der Beta-Phase. Unternehmen können über unsere Website einen kostenlosen Zugang anfragen. Wir verarbeiten dabei zunächst dieselben Angaben wie in Abschnitt 7 und speichern sie als Interessent in unserem CRM. Zusätzlich gilt:

• Jede Anfrage prüfen wir persönlich. Es gibt keine automatische Freischaltung.
• Schalten wir Sie frei, richten wir einen eigenen Arbeitsbereich mit eigener, von anderen Kunden getrennter Datenbank ein und übergeben Ihnen Ihre Zugangsdaten.
• Der Testzugang ist kostenlos und gilt bis zu dem Datum, das wir Ihnen bei der Freischaltung nennen. Vor dem Ende informieren wir Sie rechtzeitig.
• Endet der Testzugang ohne Abschluss eines Abonnements, wird der Arbeitsbereich gesperrt und 30 Tage danach mit allen darin gespeicherten Daten vollständig gelöscht.
• Während der Nutzung verarbeiten wir Nutzungsdaten, die für den Betrieb erforderlich sind (Login-Zeitpunkte, Protokolleinträge zu Änderungen im Arbeitsbereich).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Prüfung Ihrer Anfrage, Bereitstellung des Testzugangs und vorvertragliche Maßnahmen).

Eigene Daten im Testzugang: Importieren oder erfassen Sie personenbezogene Daten Dritter (z. B. Kontakte Ihrer Interessenten), ist Ihr Unternehmen dafür Verantwortlicher. Wir verarbeiten diese Daten dann ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach unserem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Speicherdauer: Abgelehnte oder erledigte Zugangsanfragen löschen wir 90 Tage nach der Entscheidung. Arbeitsbereich: Löschung 30 Tage nach Ende des Testzugangs, sofern kein Abonnement abgeschlossen wird. Ihre Daten als Interessent im CRM: Löschung 12 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern kein Vertrag zustande kommt.

9. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bei vertrags- bzw. anfragebezogenen Anliegen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (bei sonstigen Anliegen; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung). Geschäftliche Korrespondenz bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf (Abschnitt 15).

10. Nutzung der DealPilot-App durch Kunden

10.1 Daten, für die wir verantwortlich sind

Für die Durchführung des Vertrags mit unseren Kunden verarbeiten wir als Verantwortlicher:

• Vertrags- und Abrechnungsdaten des Kunden (Firma, Anschrift, USt-IdNr., Ansprechpartner, gebuchter Tarif, Anzahl Nutzer, Rechnungen, Zahlungsstatus)
• Nutzerkonten (Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Passwort ausschließlich als Hash)
• technische Nutzungs- und Sicherheitsdaten (Login-Zeitpunkte, IP-Adresse beim Login, Sitzungen, Protokolleinträge im Audit-Log)
• Support-Anfragen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach HGB und AO) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit der Anwendung, Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Missbrauchsabwehr).

Wir senden Kunden und Nutzern dienstbezogene E-Mails (z. B. Login, Passwort zurücksetzen, Rechnungen, Hinweise zu Vertrag und Sicherheit). Werbe-Newsletter versenden wir nicht ohne Ihre gesonderte Einwilligung.

10.2 Daten, die Kunden in DealPilot speichern

Unsere Kunden speichern in DealPilot Daten über ihre Interessenten, Kunden und Mitarbeiter, z. B. geschäftliche Kontaktdaten, Gesprächsnotizen, Termine, Angebote, Rechnungen, Mahnungen sowie Provisionen ihrer Mitarbeiter. Für diese Daten ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten sie ausschließlich in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO).

Wenn Ihre Daten von einem unserer Kunden in DealPilot gespeichert werden und Sie Ihre Rechte geltend machen möchten, wenden Sie sich bitte an dieses Unternehmen. Erreicht uns Ihre Anfrage, leiten wir sie an den Kunden weiter.

10.3 Kundenportal

Kunden unseres Vertriebs als Dienstleistung erhalten Zugang zu einem Kundenportal. Für die Portal-Zugänge gelten die Angaben in Abschnitt 10.1 entsprechend.

11. Vertrieb als Dienstleistung: Informationen für kontaktierte Ansprechpartner

Wir rufen im Auftrag unserer Kunden Unternehmen an, um deren Produkte oder Dienstleistungen vorzustellen und Termine zu vereinbaren. Wenn wir Sie in diesem Rahmen kontaktiert haben, gilt Folgendes:

• Verantwortlicher: [[ROLLE-VERTRIEBSDIENSTLEISTUNG: entweder "Verantwortlich ist unser jeweiliger Auftraggeber; wir handeln als Auftragsverarbeiter" ODER "Verantwortlich sind wir" ODER "gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO" – vor Veröffentlichung festlegen]]. Den Namen des Auftraggebers nennen wir Ihnen im Gespräch und auf Anfrage.
• Datenkategorien: Name, Funktion, Unternehmen, geschäftliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Gesprächsnotizen, Gesprächsergebnis, vereinbarte Termine.
• Herkunft der Daten: [[DATENQUELLEN: z. B. vom Auftraggeber bereitgestellte Listen, öffentlich zugängliche Unternehmensverzeichnisse, Unternehmenswebsites]].
• Zweck und Rechtsgrundlage: geschäftliche Kontaktaufnahme und Terminvereinbarung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der Direktwerbung gegenüber Unternehmen (Erwägungsgrund 47 DSGVO). Telefonische Werbung gegenüber Unternehmen erfolgt nur, wenn eine zumindest mutmaßliche Einwilligung im Sinne des § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG anzunehmen ist.
• Speicherdauer: [[SPEICHERDAUER-VERTRIEBSDIENSTLEISTUNG: z. B. Dauer der Kampagne zzgl. 6 Monate; Sperrvermerke bei Widerspruch so lange wie nötig]].
• Widerspruch: Sie können der Verwendung Ihrer Daten für Werbezwecke jederzeit widersprechen (Abschnitt 18). Wir vermerken Ihren Widerspruch und rufen Sie danach nicht mehr an.

12. Zahlungsabwicklung mit Stripe

Für die Abrechnung von Abonnements nutzen wir den Zahlungsdienst Stripe. Vertragspartner ist Stripe Payments Europe, Limited, [[STRIPE-ANSCHRIFT: aktuelle Anschrift aus dem Stripe-Vertrag übernehmen]], Dublin, Irland. Bei Abschluss eines Abonnements werden Ihre Zahlungsdaten (z. B. Name des Kontoinhabers, IBAN für SEPA-Lastschrift oder Kartendaten), Rechnungsdaten, E-Mail-Adresse und Betrag direkt an Stripe übermittelt. Kartendaten und vollständige Bankdaten speichern wir nicht selbst.

Stripe verarbeitet Daten teilweise als unser Auftragsverarbeiter und teilweise als eigener Verantwortlicher, insbesondere zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten (z. B. Geldwäscheprävention). Dazu gilt die Datenschutzerklärung von Stripe: https://stripe.com/de/privacy

Kunden im Tarif Enterprise können auch per Rechnung zahlen; dann verarbeiten wir die Zahlungsdaten selbst.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten).

Drittland: Stripe kann Daten an die Stripe, Inc. in den USA übermitteln (siehe Abschnitt 14).

13. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben Ihre Daten nur weiter, wenn dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Empfänger sind:

Mit unseren Auftragsverarbeitern haben wir Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Darüber hinaus geben wir Daten an Behörden nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

14. Übermittlung in Drittländer

Wir hosten unsere Website und App in der EU. Eine Übermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums findet nur in folgenden Fällen statt:

• Stripe: Stripe kann Daten an die Stripe, Inc. in den USA übermitteln. Stripe ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023 (Art. 45 DSGVO); ergänzend verwendet Stripe EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
• [[DRITTLAND-HOSTER: nur ausfüllen, falls der Hoster ein US-Unternehmen ist (z. B. Vercel Inc.) – dann Grundlage DPF und/oder Standardvertragsklauseln angeben. Bei einem rein europäischen Anbieter (z. B. Hetzner) diesen Punkt streichen.]]

15. Speicherdauer im Überblick

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Die gesetzlichen Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht schränken wir die Verarbeitung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

16. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).

17. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO, siehe Abschnitt 18)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an info@dealpilot-sales.de.

18. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Verarbeiten wir Ihre Daten für Direktwerbung, können Sie dem jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr für diesen Zweck.

Der Widerspruch ist formfrei möglich, z. B. an info@dealpilot-sales.de oder direkt im Telefonat.

19. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

[[ZUSTAENDIGE-AUFSICHTSBEHOERDE]] [[ANSCHRIFT-AUFSICHTSBEHOERDE]]

20. Datensicherheit

Wir übertragen alle Daten verschlüsselt (TLS/HTTPS). Passwörter speichern wir nur als Hash. Die Daten jedes Kunden liegen in einer eigenen, getrennten Datenbank. Weitere technische und organisatorische Maßnahmen beschreibt Anlage 1 unseres Auftragsverarbeitungsvertrags.

21. Hinweise für Nutzer außerhalb der EU

21.1 Vereinigtes Königreich (UK GDPR)

Für Personen im Vereinigten Königreich gelten die UK GDPR und der Data Protection Act 2018 (in der durch den Data (Use and Access) Act 2025 geänderten Fassung). Die in dieser Erklärung genannten Zwecke und Rechtsgrundlagen gelten entsprechend; Ihre Rechte entsprechen den in Abschnitt 17 und 18 genannten. Sie können sich beim Information Commissioner's Office (ICO, ico.org.uk) beschweren. Das Vereinigte Königreich erkennt den Europäischen Wirtschaftsraum als angemessen an; Übermittlungen in die USA an Stripe stützen sich auf die UK-Erweiterung des Data Privacy Framework bzw. das UK-Addendum zu den Standardvertragsklauseln. Vertreter im Vereinigten Königreich nach Art. 27 UK GDPR: [[UK-VERTRETER oder "nicht benannt" – siehe Rechtsprüfung]].

21.2 Schweiz (DSG)

Für Personen in der Schweiz gilt ergänzend das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) in der seit 1. September 2023 geltenden Fassung. Sie haben insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenherausgabe. Beschwerden können Sie beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, edoeb.admin.ch) einreichen. Deutschland und die EU gelten nach Anhang 1 der Datenschutzverordnung (DSV) als Staaten mit angemessenem Datenschutz; für Übermittlungen an Stripe in die USA gilt das Swiss-U.S. Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln. Vertreter in der Schweiz nach Art. 14 DSG: [[CH-VERTRETER oder "nicht benannt" – siehe Rechtsprüfung]].

21.3 USA / Kalifornien (CCPA/CPRA)

Unsere Angebote richten sich an Unternehmen. Soweit der California Consumer Privacy Act in der Fassung des California Privacy Rights Act auf uns anwendbar ist, gilt:

• Wir erheben die in dieser Erklärung genannten Kategorien: Identifikatoren (Name, E-Mail, Telefon, IP-Adresse), berufliche Angaben (Unternehmen, Funktion), geschäftliche Informationen (Tarif, Rechnungen) sowie Internet-Nutzungsdaten (Server-Logfiles). Zwecke und Speicherdauer ergeben sich aus den Abschnitten 4 bis 15.
• Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung weiter („sale“ oder „sharing“ im Sinne des CCPA). Das gilt auch für die vergangenen 12 Monate.
• Wir verwenden keine sensiblen personenbezogenen Daten, um daraus Rückschlüsse auf Eigenschaften zu ziehen.
• Sie haben das Recht auf Auskunft, Löschung und Berichtigung sowie das Recht, wegen der Ausübung Ihrer Rechte nicht benachteiligt zu werden. Anfragen richten Sie an info@dealpilot-sales.de. Wir prüfen Ihre Identität, bevor wir antworten. Sie können einen Bevollmächtigten beauftragen.

22. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.